Thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh: Hồ sơ và quy trình cần biết

Thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, xác định chính xác mã HS và đáp ứng các yêu cầu về kiểm dịch, hải quan. Nắm rõ quy trình thực hiện giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch xuất hàng, hạn chế sai sót chứng từ và các chi phí phát sinh. Bài viết dưới, SASAKI sẽ hướng dẫn các bước làm thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh và những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện.

Chính sách xuất khẩu thủy sản đông lạnh tại Việt Nam

Hoạt động xuất khẩu thủy sản đông lạnh tại Việt Nam phải tuân thủ quy định về quản lý mặt hàng, kiểm dịch và thủ tục hải quan. Tùy theo loài thủy sản, hình thức sản phẩm và thị trường nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định các yêu cầu pháp lý áp dụng trước khi thực hiện xuất khẩu.

Tùy theo loài và mục đích xuất khẩu, thủy sản thường được xem xét theo một số nhóm quản lý sau. Danh mục loài cụ thể có thể được điều chỉnh theo từng thời kỳ, vì vậy doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản đang có hiệu lực hoặc xác nhận với cơ quan quản lý trước khi xuất hàng:

• Thủy sản không thuộc danh mục cấm xuất khẩu: Thương nhân thực hiện thủ tục hải quan theo quy định. Với các loài thuộc phạm vi quản lý của Công ước CITES, hoạt động xuất khẩu phải tuân thủ thêm quy định liên quan.
• Thủy sản xuất khẩu có điều kiện: Doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện áp dụng đối với từng loài hoặc nhóm loài trước khi làm thủ tục hải quan.
• Thủy sản thuộc diện kiểm dịch: Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu kiểm dịch và hoàn thành các thủ tục liên quan theo quy định hiện hành trước khi thông quan.

Chính sách xuất khẩu thủy sản đông lạnh tại Việt Nam

Xem ngay: Tiêu chuẩn xuất khẩu thủy sản sang Nhật Bản và bảo quản

Ngoài quy định của Việt Nam, doanh nghiệp cần kiểm tra yêu cầu nhập khẩu của thị trường mục tiêu, bao gồm điều kiện về an toàn thực phẩm, hồ sơ truy xuất nguồn gốc, chứng thư kiểm dịch và điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và kiểm soát chất lượng theo từng lô hàng giúp doanh nghiệp hạn chế nguy cơ phát sinh chi phí hoặc chậm thông quan.

Thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh gồm những bước nào?

Thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh gồm các bước kiểm tra điều kiện xuất khẩu, xác định mã HS, đăng ký kiểm dịch và chuẩn bị hồ sơ hải quan. Doanh nghiệp cần căn cứ vào loại thủy sản, quy định hiện hành của Việt Nam và yêu cầu từ thị trường nhập khẩu để chuẩn bị giấy tờ phù hợp.

Kiểm tra điều kiện xuất khẩu của mặt hàng thủy sản

Trước khi tiến hành xuất khẩu và làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp cần kiểm tra mặt hàng thủy sản đông lạnh có thuộc danh mục cấm xuất khẩu hoặc danh mục xuất khẩu có điều kiện hay không. Việc kiểm tra cần căn cứ vào quy định hiện hành về quản lý xuất khẩu thủy sản và các yêu cầu riêng đối với từng loài.

Nếu mặt hàng thuộc danh mục cấm xuất khẩu, doanh nghiệp không được phép xuất khẩu mặt hàng đó. Đối với thủy sản xuất khẩu có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện tương ứng trước khi làm thủ tục hải quan.

Xác định mã HS Code thủy sản đông lạnh

Doanh nghiệp cần xác định mã HS của mặt hàng thủy sản đông lạnh để phân loại hàng hóa, xác định thuế suất và thực hiện các thủ tục xuất khẩu liên quan. Mã HS được xác định dựa trên loại thủy sản, tình trạng chế biến và đặc điểm cụ thể của sản phẩm.

Một số nhóm mã HS thường gặp đối với thủy sản đông lạnh gồm:

• Nhóm 0303: Cá đông lạnh, trừ phi-lê cá và các loại thịt cá thuộc nhóm 0304.
• Nhóm 0304: Phi-lê cá và các loại thịt cá khác, đã hoặc chưa xay, nghiền, băm, ở dạng tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh.
• Nhóm 0306: Động vật giáp xác, đã hoặc chưa bóc mai, vỏ, ở dạng sống, tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh.
• Nhóm 0307: Động vật thân mềm, đã hoặc chưa bóc mai, vỏ, ở dạng sống, tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh.
• Nhóm 0308: Động vật thủy sinh không xương sống, trừ động vật giáp xác và động vật thân mềm, ở dạng sống, tươi, ướp lạnh hoặc đông lạnh.

Doanh nghiệp cần đối chiếu biểu thuế và danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu hiện hành để xác định mã HS chi tiết phù hợp với sản phẩm thực tế.

Xác định mã HS Code thủy sản đông lạnh

Đăng ký kiểm dịch và chuẩn bị giấy chứng nhận liên quan

Tùy theo loại thủy sản và yêu cầu của thị trường nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định thủ tục kiểm dịch, chứng nhận y tế (Health Certificate – HC) hoặc các giấy chứng nhận chuyên ngành có liên quan. Hồ sơ đăng ký kiểm dịch có thể bao gồm:

• Đơn đăng ký kiểm dịch theo mẫu áp dụng.
• Yêu cầu kiểm dịch của nước nhập khẩu, nếu có.
• Giấy phép hoặc văn bản chấp thuận nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền nước nhập khẩu, nếu được yêu cầu.

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền theo quy định hiện hành. Thành phần hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và phương thức nộp cần được xác nhận theo loại thủy sản, thị trường xuất khẩu và thủ tục áp dụng cho lô hàng.

Chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục hải quan xuất khẩu

Sau khi xác định các yêu cầu chuyên ngành, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan và thực hiện thủ tục xuất khẩu theo quy định. Bộ hồ sơ có thể bao gồm các giấy tờ sau, tùy theo từng lô hàng:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Vận đơn (Bill of Lading).
• Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
• Tờ khai hải quan xuất khẩu.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), nếu cần hoặc theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc chứng nhận chuyên ngành có liên quan, nếu thuộc diện áp dụng.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tính thống nhất giữa thông tin trên chứng từ thương mại, tờ khai hải quan và giấy chứng nhận chuyên ngành trước khi thông quan. Sau khi hoàn tất các yêu cầu áp dụng cho lô hàng, doanh nghiệp tiếp tục bố trí vận chuyển và bảo quản thủy sản đông lạnh theo điều kiện phù hợp trong suốt chuỗi lạnh.

Yêu cầu bảo quản thủy sản đông lạnh trước khi xuất khẩu

Thủy sản xuất khẩu cần đáp ứng yêu cầu về nhiệt độ sản phẩm, bao gói và điều kiện lưu kho để đảm bảo chất lượng trong quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp cần kiểm soát quá trình làm đông phù hợp với từng loại nguyên liệu và duy trì chuỗi lạnh ổn định theo quy định của Việt Nam cũng như thị trường nhập khẩu.

Yêu cầu về nhiệt độ và chất lượng thủy sản

Thủy sản đông lạnh xuất khẩu cần đạt nhiệt độ tâm sản phẩm theo yêu cầu áp dụng. Theo Codex CXC 8-1976, thực phẩm đông lạnh nhanh cần đạt nhiệt độ tâm -18°C hoặc thấp hơn sau quá trình làm đông. Thời gian xử lý phụ thuộc vào loại thủy sản, kích thước, độ dày, nhiệt độ nguyên liệu ban đầu và khối lượng mỗi mẻ.

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp làm đông phù hợp với đặc tính của từng loại thủy sản. Tốc độ làm đông thích hợp có thể hạn chế sự hình thành tinh thể đá lớn, góp phần giữ cấu trúc, độ mọng nước, màu sắc và hương vị của sản phẩm sau rã đông.

Yêu cầu về nhiệt độ và chất lượng thủy sản đông lạnh

Công nghệ cấp đông sâu Deep Cell Freezing™ của SASAKI

Để đáp ứng các yêu cầu trên, doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ cấp đông có khả năng kiểm soát nhiệt độ và thời gian xử lý theo đặc tính của từng loại thủy sản. Trong đó, công nghệ Deep Cell Freezing™ trên máy cấp đông sâu SASAKI Shock Freezer™ là một giải pháp doanh nghiệp có thể cân nhắc.

Công nghệ Deep Cell Freezing™ trên máy cấp đông sâu SASAKI Shock Freezer™ hoạt động dựa trên nguyên lý hạ nhiệt độ buồng lạnh cực nhanh xuống đến -65°C, giúp sản phẩm đi qua vùng kết tinh nhiệt độ nguy hiểm (từ -1°C đến -5°C) trong thời gian ngắn.

Trong phương pháp cấp đông chậm thông thường, nước trong tế bào đóng băng tạo thành các tinh thể đá lớn, làm rách màng tế bào và gây thất thoát dịch bào khi rã đông. Ngược lại, nhờ tốc độ cấp đông siêu tốc của công nghệ Deep Cell Freezing™, các tinh thể đá hình thành có kích thước nhỏ và phân bố đồng đều hơn, từ đó góp phần hạn chế tổn thương mô, giảm thiểu thất thoát dịch bào và hỗ trợ bảo toàn cấu trúc tế bào tốt hơn.

Công nghệ cấp đông sâu Deep Cell Freezing™ hỗ trợ bảo quản thủy sản đông lạnh

Về mặt thiết kế và cấu hình thiết bị, máy cấp đông sâu SASAKI Shock Freezer™ được nghiên cứu và chế tạo tối ưu cho quy trình cấp đông công nghiệp. Buồng cấp đông sử dụng vỏ inox SUS 304 kết cấu 3 lớp với lớp cách nhiệt Polyurethane (PU) dày 150 mm, kết hợp cùng hệ thống 2 máy nén hiệu suất cao (như dòng Tecumseh từ Pháp) và hệ thống quạt gió cưỡng bức.

Sự kết hợp này cho phép máy đạt nhiệt độ buồng sâu đến -65°C và hạ nhiệt độ tâm sản phẩm xuống khoảng -40°C trong khoảng 1 giờ đối với mẻ tiêu chuẩn. Bên cạnh đó, thiết bị được tích hợp hệ thống điều khiển tự động thông qua màn hình cảm ứng 7 inch, lập trình PLC và công nghệ IoT Smart Monitoring giúp giám sát, điều khiển từ xa linh hoạt. Hệ thống khay cấp đông bằng nhôm đột lỗ (như khay AL5052) cùng thiết kế buồng tối ưu giúp quá trình trao đổi nhiệt diễn ra đồng đều, đáp ứng yêu cầu vận hành ổn định cho các doanh nghiệp.

Những lỗi cần tránh khi làm thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh

Sai sót trong khâu kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ hoặc bảo quản hàng hóa có thể khiến lô thủy sản đông lạnh bị chậm thông quan và phát sinh chi phí. Doanh nghiệp cần lưu ý những lỗi phổ biến sau để chủ động kiểm soát hồ sơ và chất lượng hàng xuất khẩu.

• Sai sót về chính sách mặt hàng và mã HS: Doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện xuất khẩu và xác định đúng mã HS theo loại, tình trạng chế biến của thủy sản để tránh sai thuế suất và vướng mắc khi thông quan.
• Thiếu hoặc sai sót trong hồ sơ kiểm dịch và chứng từ: Doanh nghiệp có thể bị chậm lịch xuất hàng nếu đăng ký kiểm dịch muộn hoặc chưa chuẩn bị đầy đủ chứng nhận theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu. Ngoài ra, thông tin về tên hàng, số lượng, trọng lượng và các bên liên quan giữa tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, hợp đồng, phiếu đóng gói và vận đơn cần thống nhất để tránh phải chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ.
• Lỗi trong quá trình bảo quản và vận chuyển lạnh: Nhiệt độ container lạnh không ổn định có thể làm thay đổi cấu trúc, màu sắc và mùi vị của thủy sản. Bên cạnh đó, bao bì không phù hợp hoặc cách xếp hàng cản trở luồng khí lạnh có thể khiến nhiệt độ giữa các kiện hàng không đồng đều, làm giảm chất lượng sản phẩm trong quá trình vận chuyển.

CÔNG NGHỆ CẤP ĐÔNG SÂU -65°C

SASAKI Shock Freezer™

SASAKI Shock Freezer™: Hỗ trợ thủy sản đông lạnh xuất khẩu hạ nhiệt nhanh, hạn chế bở thịt, chảy dịch sau rã đông

Deep Cell Freezing™ -65°C kết hợp gió cưỡng bức rút ngắn thời gian tôm, cá phi lê, mực, bạch tuộc… đi qua vùng kết tinh -1°C đến -5°C, hỗ trợ hạn chế tinh thể đá lớn, giữ cấu trúc, độ mọng nước và màu sắc sau rã đông, giúp lô hàng đạt nhiệt độ tâm theo yêu cầu trước khi chuyển kho và xuất hàng.

---

Hotline tư vấn: 0968 723 079

XEM CHI TIẾT MÁY CẤP ĐÔNG SÂU

Câu hỏi thường gặp về thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh

Thủy sản đông lạnh xuất khẩu có bắt buộc phải đăng ký kiểm dịch không?

Không phải mọi lô thủy sản đông lạnh đều áp dụng cùng một thủ tục kiểm dịch. Doanh nghiệp cần xác định yêu cầu theo loài thủy sản, quy định hiện hành của Việt Nam và điều kiện nhập khẩu của thị trường đích để chuẩn bị hồ sơ, giấy chứng nhận phù hợp.

Mã HS của thủy sản đông lạnh được xác định dựa trên những yếu tố nào?

Mã HS phụ thuộc vào loài thủy sản, trạng thái sản phẩm và mức độ chế biến, chẳng hạn như cá nguyên con, phi lê, tôm hoặc mực đông lạnh. Doanh nghiệp cần đối chiếu Danh mục hàng hóa xuất nhập khẩu Việt Nam hiện hành để xác định mã chi tiết, tránh khai báo sai dẫn đến vướng mắc về thuế và thủ tục hải quan.

Thời gian hoàn tất thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh thường phụ thuộc vào những yếu tố nào?

Thời gian xử lý phụ thuộc vào tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ, yêu cầu kiểm dịch hoặc kiểm tra chuyên ngành, tình trạng thông quan và quy định của nước nhập khẩu. Doanh nghiệp nên chuẩn bị chứng từ sớm, xác nhận yêu cầu với các cơ quan liên quan và phối hợp lịch làm hàng với đơn vị vận chuyển để hạn chế chậm trễ.

Thực hiện đúng thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu pháp lý, hạn chế vướng mắc khi thông quan và chủ động kế hoạch giao hàng. Bên cạnh hồ sơ xuất khẩu, doanh nghiệp cần kiểm soát chất lượng sản phẩm từ khâu cấp đông đến bảo quản và vận chuyển để duy trì điều kiện phù hợp trong suốt chuỗi lạnh.

📞 ĐĂNG KÝ TEST THỦY SẢN CẤP ĐÔNG

Thủy sản đông lạnh xuất khẩu

Đăng ký test thủy sản cấp đông tại SASAKI

Mang mẫu thủy sản thực tế (tôm, cá phi lê, mực, bạch tuộc, nhuyễn thể… đúng quy cách sơ chế và bao gói dự kiến) đến R&D SASAKI để thử nghiệm cấp đông sâu -65°C, đo thời gian đạt nhiệt độ tâm và trực tiếp đánh giá cấu trúc, màu sắc, lượng dịch thất thoát sau rã đông trước khi sản xuất lô hàng xuất khẩu.

---

Hotline tư vấn: 0968 723 079

ĐĂNG KÝ TEST THỦY SẢN CẤP ĐÔNG

Công nghệ Deep Cell Freezing™ trên máy SASAKI Shock Freezer™ giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình làm đông theo đặc tính của từng loại thủy sản trước khi đưa vào kho lạnh. Liên hệ SASAKI để được tư vấn và thử nghiệm trên nguyên liệu thực tế ngay hôm nay:

Nguyễn Mạnh Hà

Nguyễn Mạnh Hà là Chuyên gia Giải pháp Công nghệ Chế biến với hơn 25 năm kinh nghiệm trong ngành chế tạo máy và công nghệ. Ông chuyên tư vấn giải pháp tổng thể từ lựa chọn công nghệ, thiết kế dây chuyền, tối ưu công suất đến quy hoạch nhà máy, với chuyên môn về sấy lạnh, sấy thăng hoa, cấp đông sâu, nghiền mát, cô đặc và tiệt trùng. Ông đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong tối ưu sản xuất và nâng cao giá trị nông sản, thực phẩm Việt.