Bộ chứng từ xuất khẩu thủy sản: Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị

Bộ chứng từ xuất khẩu thủy sản là tập hợp giấy tờ phục vụ giao dịch thương mại, khai báo hải quan, vận chuyển và chứng minh sản phẩm đáp ứng yêu cầu của thị trường nhập khẩu. Tùy mặt hàng, quốc gia đến và điều kiện hợp đồng, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị thêm chứng thư an toàn thực phẩm, chứng từ kiểm dịch, hồ sơ truy xuất nguồn gốc hoặc giấy chứng nhận xuất xứ. Việc xác định đúng yêu cầu ngay từ đầu giúp hạn chế sai lệch hồ sơ, chậm thông quan và chậm tiến độ giao hàng.

Bộ chứng từ xuất khẩu thủy sản gồm những giấy tờ nào?

Bộ chứng từ xuất khẩu thủy sản thường bao gồm các giấy tờ thương mại, chứng từ vận tải, hồ sơ hải quan và chứng từ chuyên ngành theo yêu cầu của từng lô hàng. Không phải mọi lô hàng đều cần toàn bộ giấy tờ giống nhau, vì vậy doanh nghiệp nên đối chiếu hợp đồng và quy định của thị trường nhập khẩu trước khi chuẩn bị.

Hợp đồng ngoại thương và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hợp đồng ngoại thương ghi nhận các thỏa thuận giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu, bao gồm thông tin hàng hóa, số lượng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và trách nhiệm của các bên. Đây là cơ sở để doanh nghiệp chuẩn bị các chứng từ liên quan và xử lý những vấn đề phát sinh trong giao dịch.

Hóa đơn thương mại được lập để thể hiện thông tin giao dịch. Các nội dung quan trọng thường gồm tên người bán, người mua, mô tả sản phẩm, số lượng, đồng tiền thanh toán và điều kiện giao hàng.

Hợp đồng ngoại thương và hóa đơn thương mại

Xem ngay: Thủ tục xuất khẩu thủy sản đông lạnh: Hồ sơ và quy trình cần biết

Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Packing List mô tả cách đóng gói và phân bổ hàng hóa trong lô hàng. Chứng từ thường thể hiện số kiện, loại bao bì, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì và cách phân chia sản phẩm theo kiện hoặc lô.

Đối với thủy sản đông lạnh, doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất giữa số lượng kiện, khối lượng hàng, quy cách đóng gói và thông tin trên hóa đơn thương mại. Sai lệch giữa Packing List và các chứng từ vận tải có thể khiến việc kiểm tra hồ sơ hoặc nhận hàng gặp khó khăn.

Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không (Bill of Lading/Air Waybill)

Vận đơn đường biển (Bill of Lading, viết tắt B/L) hoặc vận đơn hàng không (Air Waybill, viết tắt AWB) ghi nhận thông tin vận chuyển và các bên liên quan. Chứng từ thể hiện người gửi, người nhận, nơi đi, nơi đến, mô tả hàng hóa và thông tin lô hàng theo quy định của đơn vị vận tải.

Doanh nghiệp cần kiểm tra tên người gửi, người nhận, số kiện, trọng lượng và mô tả hàng hóa trước khi xác nhận phát hành chứng từ. Với hàng thủy sản cần duy trì chuỗi lạnh, việc phối hợp với đơn vị logistics để thống nhất lịch vận chuyển và thông tin lô hàng cũng rất quan trọng.

Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không

Tờ khai hải quan xuất khẩu

Tờ khai hải quan là chứng từ phục vụ khai báo hàng hóa với cơ quan hải quan. Doanh nghiệp cần khai báo chính xác mã HS, tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá, nước nhập khẩu và các thông tin liên quan theo quy định.

Việc xác định mã HS cần căn cứ vào đặc tính và trạng thái hàng hóa, bao gồm loài thủy sản, mức độ chế biến và hình thức sản phẩm. Không nên sử dụng cùng một mã cho các sản phẩm khác nhau chỉ vì chúng có chung nguyên liệu.

Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), khi cần thiết

C/O (Certificate of Origin) là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được sử dụng để chứng minh xuất xứ theo quy định áp dụng hoặc đáp ứng yêu cầu hồ sơ của đối tác.

C/O không mặc nhiên bắt buộc đối với mọi lô hàng xuất khẩu thủy sản. Doanh nghiệp cần xác định thị trường nhập khẩu, quy tắc xuất xứ áp dụng và yêu cầu của khách hàng để lựa chọn loại C/O phù hợp. Hồ sơ cần được chuẩn bị theo thủ tục hiện hành của cơ quan có thẩm quyền.

Chứng thư an toàn thực phẩm và chứng từ chuyên ngành theo thị trường nhập khẩu

Tùy sản phẩm và yêu cầu của nước nhập khẩu, doanh nghiệp có thể cần chứng thư an toàn thực phẩm, giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc các chứng từ chuyên ngành khác. Đây là nhóm hồ sơ cần được xác minh sớm vì điều kiện cấp, biểu mẫu và thời điểm nộp có thể khác nhau theo từng thị trường.

Chứng thư an toàn thực phẩm

Các chứng từ chuyên ngành cần chuẩn bị khi xuất khẩu thủy sản

Ngoài bộ chứng từ thương mại và hải quan, thủy sản có thể chịu sự quản lý chuyên ngành liên quan đến an toàn thực phẩm, kiểm dịch, nguồn gốc nguyên liệu và tính hợp pháp của hoạt động khai thác. Danh mục cụ thể cần được xác định theo sản phẩm và thị trường đích.

Giấy chứng nhận an toàn thực phẩm cho lô hàng

Chứng thư an toàn thực phẩm được cấp theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu và quy định áp dụng đối với lô hàng. Chứng thư xác nhận những nội dung thuộc phạm vi kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền, theo mẫu và điều kiện tương ứng. Doanh nghiệp cần kiểm tra thủ tục, điều kiện áp dụng, hồ sơ đăng ký, cơ quan tiếp nhận và thời hạn hiện hành trước khi thực hiện.

Chứng thư kiểm dịch hoặc giấy chứng nhận khác theo yêu cầu nhập khẩu

Một số sản phẩm hoặc thị trường có thể yêu cầu giấy chứng nhận kiểm dịch, chứng nhận sức khỏe hoặc giấy tờ chuyên ngành khác. Tuy nhiên, không phải mọi lô thủy sản đều phải có cùng loại chứng thư.

Chứng thư kiểm dịch hoặc giấy chứng nhận khác theo yêu cầu nhập khẩu

Hồ sơ truy xuất nguồn gốc nguyên liệu thủy sản

Hồ sơ truy xuất giúp doanh nghiệp xác định nguồn nguyên liệu và liên kết thông tin giữa các công đoạn thu mua, sơ chế, chế biến, đóng gói và xuất khẩu.

Chứng từ khai thác hợp pháp đối với sản phẩm thuộc diện áp dụng

Đối với thủy sản khai thác thuộc phạm vi điều chỉnh của quy định chống khai thác bất hợp pháp, không báo cáo và không theo quy định (IUU), doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ chứng minh nguồn gốc và tính hợp pháp theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu.

Với hàng xuất khẩu thuộc diện áp dụng, doanh nghiệp cần phối hợp với nhà cung cấp và đối tác nhập khẩu để hỗ trợ thông tin chứng nhận khai thác và hồ sơ liên quan đầy đủ, thống nhất. Không nên mặc định các sản phẩm thủy sản nuôi trồng và khai thác đều có cùng yêu cầu chứng từ.

Chứng từ khai thác hợp pháp đối với sản phẩm thuộc diện áp dụng

Kết quả kiểm nghiệm và hồ sơ chất lượng theo yêu cầu của khách hàng

Khách hàng có thể yêu cầu kết quả kiểm nghiệm hoặc hồ sơ chất lượng để đánh giá mức độ đáp ứng thông số kỹ thuật và yêu cầu an toàn thực phẩm. Nội dung kiểm nghiệm phụ thuộc vào loại sản phẩm, thị trường và thỏa thuận thương mại.

Hồ sơ có thể bao gồm kết quả phân tích các chỉ tiêu được yêu cầu, thông số sản phẩm, quy cách đóng gói và hồ sơ kiểm soát chất lượng nội bộ. Doanh nghiệp cần xác định rõ chỉ tiêu, phương pháp kiểm tra và đơn vị thực hiện trước khi tiến hành để tránh kết quả không phù hợp với yêu cầu của đối tác.

Quy trình chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu thủy sản

Để hạn chế sai sót, doanh nghiệp nên tổ chức chuẩn bị chứng từ theo trình tự gắn với tiến độ đơn hàng:

1. Xác nhận yêu cầu của thị trường nhập khẩu: Xác định loại thủy sản, mã HS dự kiến, điều kiện nhập khẩu, chứng thư chuyên ngành và các yêu cầu riêng của khách hàng.
2. Rà soát hợp đồng và thông tin đơn hàng: Thống nhất tên hàng, số lượng, quy cách, điều kiện giao hàng, thanh toán và trách nhiệm cung cấp chứng từ giữa các bên.
3. Chuẩn bị hồ sơ nguyên liệu và chất lượng: Thu thập thông tin truy xuất, hồ sơ nhà cung cấp, kết quả kiểm nghiệm và các giấy tờ chuyên ngành cần thiết.
4. Đăng ký cấp chứng thư nếu thuộc diện áp dụng: Chuẩn bị hồ sơ đúng biểu mẫu, gửi đến cơ quan có thẩm quyền và theo dõi tiến độ xử lý.
5. Lập bộ chứng từ thương mại và vận tải: Hoàn thiện hóa đơn thương mại, Packing List và phối hợp với đơn vị logistics để xác nhận thông tin vận chuyển.
6. Thực hiện khai báo hải quan: Đối chiếu dữ liệu khai báo với bộ hồ sơ và thực hiện các bước theo quy định.
7. Kiểm tra bộ hồ sơ trước khi gửi đối tác: Rà soát tên hàng, số lượng, trọng lượng, số lô, ngày tháng, thông tin người bán và người mua trên các chứng từ.

Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị chứng từ xuất khẩu thủy sản

Sai sót trong hồ sơ có thể khiến doanh nghiệp phải sửa chứng từ, bổ sung giấy tờ hoặc điều chỉnh kế hoạch giao hàng. Một số lỗi phổ biến cần tránh gồm:

• Thông tin hàng hóa không thống nhất: Tên sản phẩm, số lượng, trọng lượng hoặc quy cách trên hóa đơn, Packing List và vận đơn không khớp nhau.
• Xác định sai mã HS: Mã hàng không phản ánh đúng loài thủy sản hoặc trạng thái chế biến, dẫn đến khai báo chưa phù hợp.
• Thiếu chứng từ chuyên ngành: Doanh nghiệp chỉ chuẩn bị hồ sơ thương mại mà chưa xác minh yêu cầu về chứng thư an toàn thực phẩm, kiểm dịch hoặc chứng từ khai thác hợp pháp.
• Chuẩn bị C/O không đúng yêu cầu: Chọn sai mẫu C/O hoặc không đáp ứng quy tắc xuất xứ.
• Thông tin truy xuất không đầy đủ: Hồ sơ nguyên liệu không liên kết rõ ràng với lô thành phẩm, gây khó khăn khi đối chiếu.
• Đăng ký chứng thư quá sát ngày xuất hàng: Không dự trù thời gian xử lý, kiểm tra hoặc bổ sung hồ sơ, làm tăng nguy cơ chậm tiến độ.

Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị chứng từ xuất khẩu thủy sản

CÔNG NGHỆ CẤP ĐÔNG SÂU -65°C

SASAKI Shock Freezer™

SASAKI Shock Freezer™: Hỗ trợ thủy sản xuất khẩu hạ nhiệt nhanh, hạn chế bở thịt, chảy dịch sau rã đông

Deep Cell Freezing™ -65°C kết hợp gió cưỡng bức rút ngắn thời gian tôm, cá phi lê, mực, bạch tuộc… đi qua vùng kết tinh -1°C đến -5°C, hỗ trợ hạn chế tinh thể đá lớn, giữ độ săn chắc và hạn chế dịch tiết sau rã đông; thông số vận hành theo từng mẻ có thể dùng bổ sung cho hồ sơ kiểm soát chất lượng nội bộ.

---

Hotline tư vấn: 0968 723 079

XEM CHI TIẾT MÁY CẤP ĐÔNG SÂU

Hồ sơ chất lượng thủy sản đông lạnh và giải pháp cấp đông sâu SASAKI

Với thủy sản đông lạnh, hồ sơ chất lượng thường đi kèm thông tin về quy trình cấp đông và bảo quản. Khi cấp đông, nước trong mô hình thành tinh thể đá. Tốc độ cấp đông và điều kiện truyền nhiệt ảnh hưởng đến kích thước tinh thể và mức độ tác động lên cấu trúc mô, từ đó liên quan đến độ săn chắc và lượng dịch tiết sau rã đông.

Deep Cell Freezing Technology™ trên SASAKI Shock Freezer™ là giải pháp cấp đông sâu hướng đến việc hạn chế tổn thương cấu trúc tế bào của thực phẩm. Buồng cấp đông có thể xuống đến -65°C. Khi sản phẩm đi qua vùng nhiệt độ kết tinh đá (khoảng -1°C đến -5°C) theo quy trình phù hợp, quá trình cấp đông nhanh hướng đến việc hình thành tinh thể đá nhỏ hơn và phân bố đồng đều hơn. Sau cấp đông, sản phẩm được chuyển sang kho đông duy trì khoảng -18°C đến -25°C.

Giải pháp cấp đông sâu có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa thông số vận hành theo từng loài thủy sản, kích thước và cách bố trí nguyên liệu, đồng thời tạo cơ sở để ghi nhận và đánh giá chất lượng thành phẩm sau rã đông theo yêu cầu của khách hàng. Hiệu quả thực tế phụ thuộc vào nguyên liệu, cách sơ chế và điều kiện bảo quản. Nhiệt độ tâm sản phẩm cần được xác định bằng thử nghiệm, vì vậy doanh nghiệp nên thử nghiệm trên mẫu thực tế trước khi áp dụng ở quy mô lớn.

Cấp đông không phải biện pháp diệt khuẩn, vì vậy nguyên liệu vẫn cần được xử lý vệ sinh đúng cách trước khi cấp đông và sau khi rã đông.

Deep Cell Freezing Technology™ hỗ trợ chế biến và bảo quản bưởi

Câu hỏi thường gặp về bộ chứng từ xuất khẩu thủy sản

Lô hàng thủy sản nào cần chứng thư an toàn thực phẩm?

Yêu cầu chứng thư phụ thuộc vào loại thủy sản, thị trường nhập khẩu và quy định áp dụng đối với lô hàng. Một số thị trường yêu cầu chứng thư theo mẫu riêng hoặc chỉ chấp nhận chứng thư từ cơ quan có thẩm quyền được công nhận. Doanh nghiệp nên xác minh yêu cầu cho từng mặt hàng trước khi đăng ký cấp chứng thư.

Xuất khẩu thủy sản có bắt buộc phải có C/O không?

Không phải mọi lô hàng thủy sản đều bắt buộc phải có C/O. Chứng từ này thường được chuẩn bị khi nhà nhập khẩu yêu cầu chứng minh xuất xứ hoặc khi cần đáp ứng điều kiện hồ sơ của đối tác. Trước khi xin cấp C/O, doanh nghiệp cần xác định đúng mẫu và quy tắc xuất xứ áp dụng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị chứng từ trước ngày xuất hàng bao lâu?

Doanh nghiệp nên bắt đầu rà soát hồ sơ ngay khi xác nhận đơn hàng và yêu cầu nhập khẩu, thay vì chờ đến sát ngày xuất hàng. Thời gian chuẩn bị thực tế phụ thuộc vào loại chứng từ, tình trạng hồ sơ, yêu cầu kiểm tra và thời gian xử lý của cơ quan có thẩm quyền. Với chứng thư thuộc diện áp dụng, doanh nghiệp cần kiểm tra đúng thủ tục và thời hạn hiện hành cho trường hợp của mình.

Hồ sơ truy xuất nguồn gốc cần ghi nhận những thông tin gì?

Tùy loại thủy sản, hồ sơ có thể gồm thông tin nhà cung cấp, vùng nuôi hoặc khu vực khai thác, thời gian thu hoạch, mã lô nguyên liệu và hồ sơ tiếp nhận. Thông tin cần liên kết rõ ràng giữa lô nguyên liệu và lô thành phẩm.

Cấp đông có thay thế được khâu vệ sinh an toàn thực phẩm không?

Không. Cấp đông không phải biện pháp diệt khuẩn nên vệ sinh và an toàn thực phẩm vẫn cần được kiểm soát từ sơ chế, cấp đông đến bảo quản và rã đông.

Kết luận

Bộ chứng từ xuất khẩu thủy sản không chỉ gồm hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn và tờ khai hải quan mà còn có thể bao gồm các chứng thư chuyên ngành, hồ sơ truy xuất và tài liệu chất lượng theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu. Việc xác định đúng danh mục giấy tờ, chuẩn hóa thông tin và phân công trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong quá trình xuất khẩu. Cần lưu ý bộ chứng từ phải được xây dựng theo từng lô hàng và kiểm tra xuyên suốt từ khi xác nhận đơn hàng đến khi hoàn tất thủ tục giao nhận. Với sản phẩm đông lạnh, SASAKI có thể hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá mẫu và định hướng giải pháp cấp đông theo mục tiêu chế biến thực tế.

📞 ĐĂNG KÝ TEST THỦY SẢN CẤP ĐÔNG

Hồ sơ chất lượng thủy sản xuất khẩu

Đăng ký test thủy sản cấp đông tại SASAKI

Mang mẫu thủy sản thực tế (tôm, cá phi lê, mực, bạch tuộc, nhuyễn thể… đúng quy cách sơ chế và bao gói dự kiến) đến R&D SASAKI để thử nghiệm cấp đông sâu -65°C, ghi nhận nhiệt độ tâm, thời gian cấp đông và trực tiếp đánh giá độ săn chắc, lượng dịch tiết sau rã đông – làm cơ sở xây dựng hồ sơ chất lượng nội bộ trước khi sản xuất hàng xuất khẩu.

---

Hotline tư vấn: 0968 723 079

ĐĂNG KÝ TEST THỦY SẢN CẤP ĐÔNG

Liên hệ SASAKI để được tư vấn giải pháp cấp đông

Doanh nghiệp có thể liên hệ SASAKI để được hỗ trợ đánh giá mẫu thủy sản thực tế và định hướng giải pháp cấp đông phù hợp với yêu cầu xuất khẩu.

Nguyễn Mạnh Hà

Nguyễn Mạnh Hà là Chuyên gia Giải pháp Công nghệ Chế biến với hơn 25 năm kinh nghiệm trong ngành chế tạo máy và công nghệ. Ông chuyên tư vấn giải pháp tổng thể từ lựa chọn công nghệ, thiết kế dây chuyền, tối ưu công suất đến quy hoạch nhà máy, với chuyên môn về sấy lạnh, sấy thăng hoa, cấp đông sâu, nghiền mát, cô đặc và tiệt trùng. Ông đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong tối ưu sản xuất và nâng cao giá trị nông sản, thực phẩm Việt.